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Regeln für professionelles Telefonieren
Ob beruflich oder privat, Telefonieren gehört zum Alltag. Dabei wird oft vergessen, dass man beim Gesprächspartner am Ende der Leitung durch die Art, wie man telefoniert einen entscheidenen Eindruck hinterlässt.
So hinterlassen Sie einen professionellen Eindruck:
- Mundarten sind akzeptabel allerdings nicht Dialekte. Sie sind nur erlaubt, wenn Ihr Gesprächspartner auch so spricht.
- Reden Sie Ihren Telefonpartner nicht ständig mit seinen Namen an, das wirkt oft vertretermäßig.
- Konzentrieren Sie sich auf das Telefonat und erledigen Sie nicht nebenher noch andere Sachen. Ihr Gegenüber wird es merken, wenn Sie nicht konzentriert bei der Sache sind.
- Halten Sie immer Stift und Papier bereit und notieren Sie sich die wesentlichen Punkte.
- Führen Sie Ihren Gesprächspartner durch geschickte Fragetechnik in Ihre Richtung, indem Sie offene Fragen stellen, die er nicht nur mit Ja oder Nein beantworten kann.
- Zeigen Sie Ihre Aufmerksamkeit durch Zustimmungswörter, wie „aha“ und „genau“ und versuchen Sie, wann immer möglich, ein Thema oder Sachverhalt positiv zu formulieren.
- Bei wichtigen Telefonaten sollten Sie gut drauf sein. Eine negative Stimmung würde Ihr Gesprächspartner spüren und sich auf ihn übertragen.
- Lächeln Sie immer am Telefon. Stellen Sie sich notfalls einen Spiegel auf.
- Verhalten Sie sich am Telefon natürlich. Sitzen Sie bequem, sodass Sie gut durchatmen können. Manche telefonieren auch gerne im Stehen.
- Trainieren Sie Ihre Stimme, wenn Sie sonst immer recht laut oder betont deutlich sprachen. Laute Telefonstimmen transferieren Dominanz, eine zu deutliche Aussprache Wichtigtuer.
- Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie sich der Sprechweise Ihres Telefonpartners anpassen. Das gilt auch für die Sprache. Verwenden Sie nur Fachbegriffe, die Ihr Gegenüber auch versteht.
- Fassen Sie am Ende des Gespräches das Ergebnis zusammen und beenden Sie das Gespräch mit einem netten: "Danke für Ihren Anruf"!
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